Das SAP-Modul SD - (Sales and Distribution)

Welche Vorteile bestehen für Sie?

• Realtime-Verbuchung der ausgehenden Fakturen
• durchgehender Belegfluss und bessere Informationen
• keine doppelte Datenpflege (z.B. Excel/Word und SAP R/3)
• problemlose/direkte Zuordnung der Zahlungseingänge
• zeitnahes Berichtswesen für die Fachbereiche und Einrichtungen über aus-stehende bzw. eingegangene Zahlungen

Wie ist eine Ausgangsrechnung (Faktura) in SD zu bearbeiten ?

Grundsätzlich erfolgt das Fakturieren im SAP-Modul SD in 2 Arbeitsschritten:

• Auftrag anlegen
• Faktura anlegen

Vor Ausführung dieser beiden Schritte benötigt das System Stammdaten, die einma-lig angelegt werden und das eigentliche Fakturieren bedeutend vereinfachen und beschleunigen.

Folgende Stammdaten werden in SD benötigt:

• Debitoren (unsere Kunden)
  • Jede fakturierende Einrichtung (Verkaufsbüro) erhält einen CPD-Debitor, auf den alle einmalige Kunden fakturiert werden
  • alle immerwiederkehrende Kunden können mit eigener Debitorennum-mer fest angelegt werden

• Materialien/Produkte/Dienstleistungen
  • z. B. Gebühren, Untersuchungen, Kurse usw. mit ihrer Bezeichnung

• Preiskonditionen
  • hier werden die Preise zu den Materialien, Produkten und Dienstleis-tungen gepflegt

In dieser Maske werden die Eingaben zu der organisatorischen Struktur im Modul SD eingegeben.

Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien und bei Bedarf auch zum vorherigen Ausdruck als Lieferschein, z.B. bei späterer Sammelfaktura.

Nach vorheriger Pflege der Stammdaten für Debitor, Material und Konditionen sind in der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben:

• Debitorennummer
• Materialnummer
• Zielmenge (zu fakturierende Menge)
• CO-Auftragsnummer

Ein Großteil der nun sichtbaren Daten werden aus den Stammdaten von Material und Konditionen gezogen.

Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung:

• Gesamtstatus/offen – der Auftrag ist noch nicht fakturiert
• Bezeichnung/vollständig – es sind alle notwendigen Daten im Auftrag
enthalten und können gespeichert werden

Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Disketten¬symbol zu klicken.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung ‘Lastschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert’.

Anschließend ist der erfasste „Kundenauftrag“ noch zu fakturieren. Hierzu wird der vorher angelegte Kundenauftrag vom System vorgeschlagen und durch ein weiteres Anklicken des Diskettensymbols erfolgt die Fakturierung.

Die Rechnung wird automatisch vom System erzeugt und von Ihrem Arbeitsplatz-drucker ausgegeben, so dass Sie diese an den Auftraggeber weitergeben können.

Nach erfolgter Faktura sind die eingegebenen Werte sofort in der Finanzbuchhal-tung, im Controlling und im Haushaltsmanagement verbucht. Durch das integrative System stehen die Daten auch im Kontoauszug zeitgleich zur Verfügung.