LEXOFFICE Amazon Buchhaltung richtig buchen


#41

@BRAMOX ich sehe du hast die Kombination PayJoe, Lexoffice, Billbee schon genutzt.
Kannst du mir evtl sagen welche Einstellungen ich vornehmen muss?

Habe in Payjoe: Amazon mit Billbee, Belege können auch zugeordnet werden.
Lexoffice: Payjoe, Billbee verbunden.

Jetzt habe ich zwar Belege in Lexware und auch Zahlungen…aber nicht automatisch zugeordnet.
Dass ich die Amazon Abrechnungen händig einspielen muss okay…aber die ganzen Kundenrechnungen noch manuell zuweisen???

Komisch auch, wenn ich eine „offene“ Zahlung anwähle und den dazugehörigen Beleg zuordne, kommt dieser auch sofort auf der ersten Position. Also irgendwie muss Lexoffice schon wissen, dass es passt…

Würde mich über eine Antwort freuen

LG


#42

Oje, die Einstellungen weiß ich nicht mehr - sowas macht man ja einmal am Anfang.

Vorbereitend sollte man Billbee so eingerichtet haben, dass die erstellen Rechnungen auch direkt in Lexoffice landen. Diese werden dort als Sammelkunde geführt und haben den richtigen Betrag/das richtige Erstellungsdatum - stehen jedoch auf “unbezahlt”.
Dann ist es so, dass man erst ein Konto bei PayJoe macht und das mal mit Amazon verbindet. Soweit denke ich auch kein Problem.
Dann geht man in Lexoffice und erstellt dort ein Kreditkartenkonto (wie ein Bankkonto) und gibt dort die Werte an die man von PayJoe bekommen hat - die Bankleitzahl war glaube ich von einer Bank aus Waiblingen oder Esslingen - irgendwo im Umkreis von Stuttgart auf jeden Fall.
Nun hat man neben dem/den Geschäftskonten auch ein PayJoe Konto in Lexoffice. Über dieses (du musst einfach wie bei jedem Konto “aktualisieren” klicken) siehst du dann alle Vorgänge die auf deinem “Amazon Konto” gelaufen sind als einzelne Buchungen. Die Logik von Lexoffice bietet dann - so wie bei jedem anderen Konto auch - eine “automatische Zuordnung” und schlägt dann die ganzen Ausgangsrechnungen die du von Billbee nach Lexoffice bekommen hast jeweils für die passenden Vorgänge auf dem “Amazon/PayJoe-Konto” in Lexoffice vor. Du musst quasi nur “Vorschläge übernehmen” (oder so ähnlich) klicken und schon sind die ganzen Rechnungen den Zahlungseingängen auf deinem “Amazon/PayJoe Konto” zugewiesen und haben den richtigen “Bezahlt-am-Status”.

Ich musste also keine Ausgangsrechnugnen manuell zuweisen. Das war alles per Autovorschlag schon vorgeschlagen und nur mit einem Klick zu übernehmen.

EDIT: hab eben mal per Google noch zwei Links gefunden -> Einrichtung und Export von PayJoe nach Lexoffice.
https://hilfe.payjoe.de/steuerberater/Content/topics_payjoe/buchhaltungssysteme/lexoffice_buchhaltung.htm
https://hilfe.payjoe.de/steuerberater/Content/topics_payjoe/menue5/lexoffice_buchhaltung.htm

In der Nutzung ist es dann so, dass ich nie mehr operativ in PayJoe eingreifen musste. Einfach in Billbee das “Amazon/PayJoe Konto” aktualisieren, Vorschläge übernehmen, Fertig.


#43

@BRAMOX
Nach einigen Tagen intensiven Kontakt mit Payjoe (btw ein top Support) bekomme ich jetzt meine Billbee Rechnungen in Lexoffice gespielt mit einer Zuordnung die auch häufig passt.

Jetzt stehe ich aber vor dem Problem der bereinigten Sammelbuchungen von Amazon.

Die einzigen Gebühren/Kosten die ich noch richtig “buchen” kann oder einen Beleg hinzufügen kann, sind die Werbekosten.

Was mache ich denn mit den Gebühren für Versand, etc bei FBA? Mein Produkt kostet 23 EUR, der Kunde erhält darüber eine Rechnung…Amazon zieht dann ja nochmal 7EUR Gebühr ab. Verrechnungen und Auzahlungen erfolgen ja irgendwie alle 2 Wochen (auch monatsübergreifend) und Amazon gibt mir am Ende des Monats eine Rechnung für den gesamten Monat von 1.- 30./31.!

Wie was soll ich hier zuordnen/kategorisieren?

KAnnst du mir nochmal auf die Sprünge helfen?

Besten Dank vorab.

LG


#44

Interessanter Thread!

Wir arbeiten auch mit Billbee weil wir noch einen eigenen Shop haben und bei Etsy vertreten sind. Die Rechnungen landen automatisiert bei SevDesk. PayPal und Vorkasse aus dem eigenen Shop sind immer schnell gebucht aber bei Amazon und Etsy war es mir ein Graus. Die ausgezahlten Summen passen selten mit der Differenz zur ausgestellten Rechnung zusammen.

Daher haben wir uns selbst was gebaut um nicht noch monatlich soviel Geld in Payjoe zu versenken. Das ist mir nämlich keine 50€ wert und wir haben ja bereits alles über Billbee…

Wir laden die Transaktionslisten von Etsy und Amazon regelmäßig herunter und laden sie in unser selbstgebautes Tool als CSV hoch. Das wandelt dann die recht unübersichtliche Liste anhand der Billbee API in eine schön lesbare eigene Transaktionsliste um.

Diese CSV importieren wir bei SevDesk in ein “Offline-Konto” und weisen den einzelnen Buchungen dann die Rechnung zu, die Billbee zu SevDesk übertragen hat.

Da ich keinerlei Lust habe das für immer manuell zu machen, da SevDesks KI wirklich mies ist, sitzen wir bereits am nächsten Schritt und wollen als nächstes bei der Erstellung der neuen CSV die Daten über deren API in SevDesk einspeisen und dann auch gleich zuweisen. Denn die RE- aus dem Verwendungszweck ist ja auch die RE- aus dem Beleg und kann somit direkt gefunden werden.

Wenn das für den ein oder anderen mit dem selben Setup interessant klingt, gerne melden.


#45

Hallo,
also ich verwende Buchhaltungsbutler.
Das zieht mir die Ausgangs-Rechnungen von Billbee, die Transaktionslisten von Amazon. Dann ordnet es jeder Transaktion die entsprechende Rechnung zu und macht eine Splitbuchung Gebühren/Einnahmen dazu.
Das funktioniert inzwischen ziemlich reibungslos und quasi völlig automatisch.
Umsätze mit ausländischer USt. werden anhand von Keywords auf der Rechnung erkannt und entsprechend verbucht.


#46

Ist mir definitiv zu teuer :sweat:


#47

Ich nutze auch nach 1 Jahr Lexoffice+Billbee jetzt Buchhaltungsbutler+Billbee. Kann ich echt nur jeden empfehlen. Mega gut!

Werde aber von Billbee jetzt auch wechseln zu Amazon Rechnung (wegen Rate Rechnungsmängel - habe hier leider schlechte Erfahrung mit Billbee). Dann Buchhaltungsbutler+invoicefetcher oder getmyinvoices.


#48

Hi,
da du anscheinend Billbee -> PayJoe -> Lexoffice erfolgreich genutzt hast. Wir haben jetzt alles aufgesetzt und Lexoffice kategorisiert leider die Gebühren an Amazon und den Einbehalt wg Storno/Rücksendung nicht.

Hast du zufällig eine Idee woran das liegen könnte? Steuerberater meinte Konten erstellen 1501 sonstige Vermögensgegenstände und 4760 Verkäufsprovision, geht ja in Lexoffice leider nicht.

Lief das bei dir automatisch direkt von Anfang an oder musstest du da was einstellen?

Vielen Dank vorab,
Max


#49

Ich grüße in die große Runde. Ich hab mich soweit eingelesen, habe aber für meine Frage noch nirgends eine Antwort gefunden. Wir machen unsere BH über Lexoffice.

Bei Lexoffice habe ich die Möglichkeit die Amazon/Ebay Erlöse mit den demenstprechenden RG der Kunden gegenzubuchen. Da ja aber RG Beträge und Erlöse nie übereinstimmen bietet mir Lexoffice folgende Möglichkeiten:

Differenz umgehen durch:

Gebühr für Zahlungsverkehr ohne Steuer
Gebühr für Zahlungsverkehr mit Steuer

Kann ich diese 2 Optionen überhaupt wählen? Oder wie bucht ihr das sauber ein?

Von der Logik (haha Steuerrecht und Logik :wink: ) würde ich hier ohne Steuer wählen, da ich von AMZ ja keine RG mit ausgewiesener Steuer bekomme und ich bei Steuer Option ja unberechtiger Weise die UST/VST berrechnet bekomme bei der Buchung der “Gebühr” die ja als Ausgabe gebucht wird oder?

Meine Amazon Gebühren Rechnung buche ich dann am Ende des Montas als Innergemeinschaftliche Leistung/Erwerb und führe die 19% selbst ab.

Kann mir das jemand beantworten? Grüße und noch ein schönes Wochenende!


#50

Hallo Gamerzbase,

ich habe vor einem halben Jahr auch mal versucht alle meine Geschäftsvorfälle vollständig bei Lexoffice zu buchen und bin leider auch gescheitert. Aber erstmal zu Deinen Fragen:

Verwechselst du deine Erlöse mit den Auszahlungen von Amazon und Ebay? Dein Erlös ist der Betrag, den du für den Warenverkauf vom Kunden erhältst. Das sollte bei Amazon immer der Rechnungsbetrag sein, sonst gibt es hier eher ein Problem bei der Ausstellung deiner Rechnungen. Wie erstellst Du die?

Sofern Lexoffice richtig eingerichtet ist (Ist- oder Sollversteuerung usw.) ist das erfassen der Rechnungen ja erstmal ganz komfortabel und die automatische Belegerkennung von Lexoffice ist auch wirklich gut. Die Frage ist nun aber, wie du dort den Zahlungseingang des Kunden buchst. Und da fangen dann die Probleme an:

Da Lexoffice keine Anbindung zu Amazon besitzt und auch keine eigenen Buchungskonten angelegt werden können, die man manuell bebuchen kann (außer die Kasse), muss man hier etwas tricksen. Eine Möglichkeit könnte hier PayJoe sein. Der Anbieter konvertiert eure Amazon Transaktionsliste so, dass ihr diese wie ein normales Bankkonto bei Lexoffice einbinden könnt. Wenn ihr dann noch einen kompatiblen Anbieter habt, der die Rechnungen erstellt (z.B. Billbee) können diese einzelnen Buchungssätze über Lexofffice auch direkt den einzelnen Rechnungen zugeordnet werden. Das ist wirklich komfortabel und funktioniert auch sehr gut. Kostet aber dann auch für jede Buchung extra. Es gibt auch noch andere Tricks, die aber oft deutlich zeitaufwendiger sind. Zumindest wenn man jede Rechnung in Lexoffice einzeln buchen will.

Können offensichtlich schon, wäre aber falsch. Je nach Anbieter (Amazon, eBucht usw.) sind in den Differenzen zwischen Erlös und Auszahlungsbetrag ja auch Provisionen, Versandkosten usw. enthalten. Die dürfen nicht als Gebühren für den Zahlungsverkehr gebucht werden. Zudem gibt es bei Amazon dann auch noch folgenden Grund, wieso das nicht passt:

Steuerrecht ist an sich schon logisch, nur leider ziemlich kompliziert und mit gefühlt 1000 Sonderregelungen, die wahrscheinlich niemand wirklich komplett kennt. :wink:

Wenn du die Amazon Steuerdokumente / Rechnungen bis zum Schluss liest, dann wirst Du dort folgenden Satz finden: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – Leistungsempfaenger Steuerschuldner”. Das bedeutet nicht, dass diese steuerfrei sind, sondern dass du die Steuer selber berechnen und ans Finanzamt zahlen musst (Du bist der Leistungsempfänger). Hintergrund ist, dass die Rechnungen von Amazon in Luxemburg gestellt werden und hier das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird. Diese Umsätze müssen in der Umsatzsteuervoranmeldung separat ausgewiesen werden und alleine deshalb darfst Du die obigen beiden Auswahlmöglichkeiten für “Gebühr für Zahlungsverkehr” nicht wählen, da dann die Gebühren in der Voranmeldung nicht richtig übermittelt werden.

Ich frage mich gerade, was du oben dann mit den anderen Gebühren meintest. Vielleicht habe ich da auch was falsch verstanden???

Für die Reverse-Charge-Rechnungen musst Du die Steuern selber berechnen und separat in der Umsatzsteuervoranmeldung ausweisen, das ist richtig. Ob du diese dann tatsächlich Zahlen musst, hängt davon ab ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder nicht. Wenn ja, dann darfst du den Betrag in der gleichen Voranmeldung wieder verrechnen.

Jetzt hab ich deine Fragen wahrscheinlich nur halb beantwortet, aber ich würde gerne erst einmal ein kurzes Feedback von Dir abwarten. ggf. habe ich da ja auch etwas falsch verstanden bei deinen “Zahlungsdifferenzen”. Ich kann Dir dann gerne weitere Infos für die Verbuchung bei Lexoffice geben.

Viele Grüße,

Manuel


#51

Ich nutze auch lexoffice (Einzelunternehmer, EÜR) und behelfe mir da folgendermaßen.
In eine Access-basierte Datenbanklösung lese ich monatlich Transaktionsliste, Bestellungen, USt-Transaktionsbericht sowie einen Export meiner fakturierten Rechnungen ein (nutze für die Faktura billbee). Damit prüfe ich zum einen ob die Auszahlungen stimmen und neben anderen Auswertungen erstelle ich damit CSV-Dateien, die den vollen Auftragswert vor Gebühren beinhalten sowie Zahlungsdatum, Bestellnummer und meine Rechnungsnummer. Diese CSV-Dateien lese ich dann in lexoffice ein und ordne damit den von billbee übergebenen Rechnungen die Zahlung zu. Da die CSV-Exports wie gesagt den vollen Rechnungsbetrag ausweisen, gibt es hier keine Abweichungen zwischen Rechnungsbetrag und Zahlung. Sämtliche amazon Gebühren erfasse ich dann durch Buchung der Monatsabrechnungen der Verkaufsgebühren, FBA, Werbung, etc. unter “Steuerdokumente”.

Keine Gewähr auf Richtigkeit/Best practice. Gibt da bestimmt wesentlich elegantere Lösungen, die mit zunehmendem Umfang dann sicher besser sind (lediglich Transaktionslisten buchen statt der separaten Ausgangsrechnungen z.B.).
Dies ist nur der Weg, der mir mit lexoffice als der für mich bislang geeignetste erschien.

Neben den bereits von Manuel erläuterten Problemen bzgl. Reverse Charge sehe ich v.a. das Problem bei der von dir beschriebenen Vorgehensweise, dass du die Gebühren doppelt erfasst, wenn ich das richtig verstehe. Einerseits buchst du die Differenzen im Zahlungsabgleich bereits als Gebühr ohne Steuer und dann buchst du sämtliche amazon-Gebühren nochmals über die Monatsabrechnung ein.


#52

Wow, hast Du Dir diese Lösung selber erstellt? Ich hab sowas ähnliches schon seit Monaten auf meiner ToDo-Liste aber aus Zeitmangel noch nicht umgesetzt. Du bist jetzt mein Held des Tages! :wink:

Das hatte ich jetzt auch so verstanden. Das wäre dann wirklich sehr suboptimal.


#53

Zu gütig, ganz so wild ist es eigentlich nicht aber man muss sich schon etwas reinfuchsen und trial & error gehört dazu, bis alles richtig zugeordnet ist :slight_smile: Der User “blaublaublau” hatte mich drauf gebracht und war eine große Hilfe bei Detailfragen. Leider habe ich hier schon eine Weile nichts mehr von ihm gelesen.

Bedeutet schon auch nen gewissen Aufwand monatlich aber für den ganzen Import, Zahlungscheck und die Zahlungsbuchungen in lexoffice brauche ich so vielleicht… mal in die Luft gucken… ne gute Stunde bis anderthalb Stunden im Mittel falls alles rund läuft (als kleiner Fisch meist 500 bis 1000 Rechnungen).

PayJoe hatte ich überlegt aber die machen im Prinzip nix anderes und so zahle ich nicht noch extra und habe weitere Auswertungsmöglichkeiten. Prüfen ob die Zahlungen passen war mir wichtig und ein weiterer Vorteil: sollte mal zu einer Bestellung aus irgendeinem Grund keine Rechnung fakturiert worden sein (z.B. aufgrund einer Störung wurden Bestellungen zeitweise nicht von amazon an billbee übergeben), finde ich das mit dieser Lösung auch raus.


#54

Im Grunde hattest du die selbe Idee wie ich. Nur das mein Tool auf dem Rechner mit NodeJS läuft und die API von Billbee anzapft und gegen die Transaktionslisten prüft.


#55

Die Anbindung über die API-Schnittstelle ist natürlich die deutlich elegantere Methode anstatt wie ich monatlich mit CSV Exports/Imports zu hantieren. Da ich aber leider nur User und kein Programmierer bin, war mir das dann doch zu hoch und noch ist der Leidensdruck nicht stark genug um jemanden mit der Umsetzung zu beauftragen :slight_smile:


#56

Wenn es die Zeit zulässt möchte ich das in eine Website gießen. Aber ohne monatlich horrende Kosten wie Payjoe. Ich recherchier nur schon die ganze Zeit wie ich das so lösen kann das die Daten niemals auf meinem Server gespeichert werden. Dann müsste man nur seine Billbee ID angeben und die gewünschte CSV hochladen. Danach erhält man die korrekte CSV für SevDesk oder Lexoffice zum Import zurück.

Mein Tool unterstützt derzeit bereits Etsy, Amazon und Shopify (Stripe).


#57

Hallo Zusammen,

Habe mir alles durchgelesen und weil ich keine Antwort auf mein Problem gefunden habe, gebe ich auch etwas von meinen Erfahrungen her.

Seit einem halben Jahr nutze ich Billbee+PayJoe+Lexoffice, vorher hatte ich: sevDesk+Invoicefetcher.
Warum man von sevDesk flüchtet wurde schon erwähnt, ich stimme voll zu!

Die aktuelle Lösung ist besser, aber am Ende des Monats kostet doch etwas viel Zeit. Es werden nur ein Teil der Teilbuchungen von Amazon über PayJoe im Lexoffice automatisch zugeordnet.
Für mich heißt es immer noch viel klicken und nach den Abkürzungen, von Amazon (wie z.B.: AMA-SG, AMA-BG usw) kategoriesieren.

Ich habe gehofft es gibt bessere Lösungen.

@BRAMOX
Erinnerst Du Dich ob bei den Konten für Amazon von PayJoe in Lexoffice das bei Dir auch so ausgesehen hat?


Ich meine damit die rechte obere Ecke der Konten. Bei mir ist das immer gleich €.
Gruss Toma


#58

Nur mal rein interessehalber. Warum seit ihr so scharf drauf bei Amazon jede Transaktion einer Ausgangsrechnung zuzuordnen? Ich dachte dadurch das Amazon als Geschäftskonto gewertet wird entfällt die Pflicht den Auszahlungsbetrag aufzusplitten, da lediglich ein Geldtransit stattfindet. Im Prüffall kann man ja trotzdem noch jede Transaktion Belegen. Ich nutze sevDesk+Billbee

Was mich allerdings interessiert wie macht ihr eure ebay Buchhaltung? ebay kopiert ja Amazon nach und nach was den workflow angeht, aber man kann dort ja nicht über sein Geld frei verfügen im Vergleich wie zum Amazon Wallet. Ergo weiß ich nicht ob man den Auszahlungsbetrag dort splitten muss oder nicht


#59

Kann ich auch nicht verstehen. Ich muss nur zuordnen können, wann welche Bestellung geliefert, berechnet und bezahlt wurde. Und das muss nicht in der Fibu passieren.


#60

Bei mir war einer der Hauptgründe für so eine Lösung, dass ich diese schon vor meinem Start bei Amazon genutzt habe und ich den Verkauf über Amazon gerne mit einbinden wollte. Auch um alle Kundendaten und Infos möglichst weiterhin in einem System zu haben.

Mittlerweile hab ich aber auch eingesehen, dass der Aufwand den Nutzen deutlich überwiegt. Spätestens wenn es bei der automatischen Übertragung der einzelnen Transaktionsdaten und Rechnungen zu Fehlern kommt (was gelegentlich ja durchaus mal vorkommen kann) muss man bei Lexoffice/Sevdesk erst mal viel Zeit investieren um die fehlenden bzw. fehlerhaften Daten zu finden und zu korrigieren.

Für einen reinen Amazon-Händler würde ich so eine Art der Buchhaltung mit den beiden Anbietern auch nicht empfehlen, wer noch andere Einnahmen hat und dafür bereits Lexoffice/Sevdesk nutzt, der muss sich halt überlegen, ob der zusätzliche Aufwand und ggf. die zusätzlichen Kosten für Anbieter wie Payjoe wirklich den späteren Nutzen überwiegen.